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/ Tech Arsenal 1 / Tech Arsenal (Arsenal Computer).ISO / tek-09 / fndrais1.zip / FNDRAIS1.EXE / AUTOMESS.ABF (.txt)

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dBase/FoxBase/XBase Database File  |  1992-10-30  |  69KB  |  126 rows

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#	NUMLINES,N,2,0	CHRPERLINE,N,3,0	MESS1,C,60	MESS2,C,60	MESS3,C,60	MESS4,C,60	MESS5,C,60	MESS6,C,60	MESS7,C,60	MESS8,C,60	MESS9,C,60	KOUNTER,N,4,0
1	9	44	Welcome to The Fund-Raiser's Assistant.  Thi	s guided tour will show you how to enter and	change information.  The information in the	"reports" demo will be entered. After readi	ng the explanations, press one of 3 keys.  "	C"(without the quotes) continues the tour, "	Q" quits the tour and "H" hides this explana	tion box if it is obscuring a relevant part	of the screen that you want to see.
2	9	6	This i	s the	introd	uctory	scree	n.
3	9	20	Option 2 - Record MO	NEY RECEIVED lets yo	u record who gave ho	w much, when and in	response to what act	ivity/program.
4	9	29	Here, we enter the event or p	roject which generated this c	ontribution.  Using 10 charac	ters or less, we might descri	be an auction and its date us	ing the format auct_0907.
5	9	48	Since this is the first time I've recorded contr	ibutions from the auction, auct_0907 isn't in my	activity dictionary. If I had mistyped an exist	ing activity, this would catch my error and I co	uld type in a different code. But it's not an er	ror and I want to add it to the dictionary
6	9	29	Here we have the opportunity	to assign a description to ou	r event.  This description wi	ll appear in reports and make	them more understandable to	the non computer users.
7	9	33	Individual activities are usually	part of a larger campaign, perha	ps for an endowment, a building p	roject, a political campaign or s	ome other specific purpose.  Here	we describe that larger goal.
8	9	17	Just as the event	was new and need	ed to be added to	the dictionary,	so the campaign i	s also new.
9	9	11	Here again,	we can giv	e an expand	ed descript	ion for the	reports.
10	9	54	The Fund-Raiser's Assistant lets you keep track of con	tributions for a number of different organizations.  E	ach organization is considered a "client" and each cam	paign needs to be assigned to a client as it is added.	If you are only keeping track of contributions for on	e client, you would always enter the same code here.
11	9	11	This client	is also ne	w and needs	to be adde	d to the di	ctionary.
12	9	1
13	9	8	Enter th	e date y	ou recei	ved the	contribu	tion.
14	9	18	Enter the name of	the person who gav	e the money.  Inst	ead of a person, y	ou can also enter	a company name.
15	9	7	We'll a	dd Alic	e Thoma	s to ou	r datab	ase.
16	9	12	Here we ente	r a spouse,	home address	information	and telepho	ne numbers.
17	9	7	Alice a	nd her	spouse	Bud for	m a cou	ple.
18	9	1
19	9	55	The Fund-Raiser's Assistant contains 2 complete sets  o	f addresses, one for the home and the other for the bus	iness. You may prefer that mail sent to the home be add	ressed to the couple and mail sent to the office be add	ressed only to Alice.  The Fund-Raiser's Assistant gene	rates both forms, and you can modify them as desired.
20	9	16	Option 5-Use ADJ	ECTIVES lets us	describe Alice a	nd Bud in any wa	y that is meanin	gful to us.
21	9	16	Since Alice is i	nterested in sma	ll business issu	es, we'll create	an adjective to	indicate that.
22	9	14	This is the fi	rst time we've	used this adj	ective, so we'	ll add it to t	he dictionary
23	9	4	A lo	nger	des	crip	tion	.
24	9	30	We can use as many adjectives	as we like to describe people.	When we're finished, we just	leave the adjective blank.  (	We can always come back later	and add or modify adjectives)
25	9	12	Option 2 - E	dit Business	Address let	s us enter b	usiness info	rmation.
26	9	8	We could	enter w	hatever	informat	ion we w	anted.
27	9	29	We could record a variety of	information about Alice and B	ud by selecting from these op	tions.  When we are finished,	we select option 0 - Save Al	ice and Bud Thomas as is
28	9	40	Now that we have added them to our datab	ase, we enter the amount of their contri	bution, the check number and if it is an	in-kind contribution. We could also cha	nge basic information about them(this wo	uld return us to the menu we just left w	ith its information recording options).	If you haven't tried the "H" option to s	ee the full screen, try it now.
29	9	1
30	9	23	Now it's time to record	the next contribution.	The last activity is	the default. Since it's	correct, we'll just pr	ess the enter key
31	9	1
32	9	5	We en	ter t	he ne	xt co	ntrib	utor
33	9	5	We'll	add	him t	o our	data	base
34	9	7	We can	add spo	use and	home i	nformat	ion
35	9	1
36	9	1
37	9	36	Because there is no spouse, The Fund	-Raiser's Assistant generated identi	cal home and work salutations and ma	iling names.  Because I know he work	s in a formal office, I changed his	work mailing name to start with Mr.
38	9	10	Option 5 -	Use adjec	tives lets	me descri	be Bob Fra	nklin.
39	9	21	I know he's also inte	rested in small busin	ess.  Since that adje	ctive is already in t	he dictionary, I won'	t have to add it.
40	9	7	He's al	so inte	rested	in fami	ly issu	es.
41	9	6	We'll	add fa	mily t	o our	adject	ives.
42	9	4	A lo	nger	des	crip	tion
43	9	29	Note that the adjectives curr	ently used with this person a	re listed just above the hori	zontal line.  Now we're finis	hed with adjectives, so we'll	leave the entry blank.
44	9	16	We could keep ad	ding information	.  When done, we	select option 0	- save Bob Fran	klin as is.
45	9	15	Enter the amoun	t, check number	and in-kind in	formation. We w	on't change bas	ic information
46	9	1
47	9	13	Now I want to	record money	received fro	m a mailing w	e send out on	July 15
48	9	7	I'll ad	d mail_	0715 to	the di	ctionar	y
49	9	5	A des	cript	ion f	or th	e rep	orts
50	9	9	It's for	the schol	arship fu	nd and I	mistakenl	y type th	e code as	"skolars	hip"
51	9	18	I know it's in the	dictionary, so I	won't add it.  I'l	l choose option 3	and see what codes	are available.
52	9	1
53	9	1
54	9	26	Oh, the code is "scholarsh	p", not "skolarship".  If	my entry hadn't been check	ed against the dictionary	of campaigns, the contribu	tions would have been spli	t between a number of camp	aign codes that all stand	for the same thing.
55	9	1
56	9	19	This contribution w	as from the Thomase	s, but I don't reme	mber their first na	me.  I'll leave the	first name blank.
57	9	10	I'll choos	e option 1	because t	his is the	right cou	ple. I rec	ognize the	ir address	.
58	9	28	Enter the amount, check numb	er and in-kind information.	There is a note on the check	saying they have a new phon	e number, so I'll choose to	change basic information.
59	9	28	If I had to wait until I was	finished recording contribu	tions, I might forget.  Fort	unately I can do it right no	w.  I'll choose option 7 to	change their phone numbers.
60	9	7	Make th	e chang	e to th	e phone	number	s
61	9	6	Save t	hem wi	th the	new i	nforma	tion.
62	9	1
63	9	14	I've recorded	all the contri	butions I have	, so I'll leav	e the activity	code blank
64	9	26	I could stop now, in which	case the contributions I'	ve entered would not yet b	e part of the people's per	manent file.  But I'll cho	ose option 2 and continue
65	9	22	Now I can check the in	formation I've entered	before I make it a pe	rmanent part of my dat	abase.  I'll look at i	t on the screen.
66	9	16	I'll compare eac	h of my checks a	gainst this info	rmation to make	sure everything	is correct.
67	9	22	Everything is correct,	so I'll choose to upd	ate the contribution h	istories.  If there we	re any errors, I could	correct them now.
68	9	1
69	9	22	Here the contributions	are grouped together	by activity. This list	s the monies I recorde	d in this session from	the silent auction.
70	9	10	Here are t	he contrib	utions rec	orded toda	y from the	mailing
71	9	1
72	9	1
73	9	8	Let's cu	stomize	The Fund	-Raiser'	s Assist	ant for	this par	ticular	user.
74	9	23	Assume that after enter	ing the information so	far, I realize that the	re is no easy way to re	cord certain informatio	n that is very importan	t to my group.  So I wi	ll define fields for my	specific purpose.
75	9	25	Because we keep track of	peoples ethnicity, I've d	efined a field for ethnic	ity.  I could define up t	o 5 character fields, but	right now I have no use	for anything besides ethn	icity.  If I think of mor	e later, I'll add them.
76	9	18	Assume that my org	anization divides	our geographical a	rea into districts	.  Here I've defin	ed a numeric field	called district w	hich will include	that information.
77	9	13	I currently h	ave no use fo	r any special	logical(Yes/	No) fields.	I've left the	m with the na	mes they star	ted with.
78	9	14	Because my org	anization is n	ot a political	one, I've dec	ided to turn o	ff the politic	al option so t	hose options d	on't appear.
79	9	1
80	9	6	I want	to ma	ke sur	e it i	s set	up for	my pr	inter.
81	9	3	Che	ck	the	li	nes	pe	r p	age	.
82	9	5	My la	ser p	rinte	r pri	nts 5	9 lin	es pe	r pag	e.
83	9	18	Printers need cert	ain codes sent to	them when they are	to change their p	rint modes, such a	s switching from r	egular to condense	d or from condense	d to regular.
84	9	24	The two most common type	s of codes are for Epson	compatibles(most dot ma	trix printers fit this c	lass) or HP Laserjet com	patibles(most laser prin	ters fit this category).	My printer is HP laser	jet compatible.
85	9	8	For regu	lar prin	ting, I	will als	o use th	e code f	or the H	P Laserj	et.
86	9	5	I'll	retur	n to	the m	ainte	nance	menu	.
87	9	3	Ret	urn	to	th	e m	ain	me	nu
88	9	17	Option 5 - Inform	ation about Indiv	idual People lets	you add, view an	d change informat	ion about people	when you are not	recording money r	eceived.
89	9	11	Even though	Alice Thom	as was ente	red, I can	also look u	p a couple	using the s	pouse's fir	st name.
90	9	8	If someo	ne has m	ade cont	ribution	s, their	total g	iving is	listed	here.
91	9	5	Let's	look	at t	heir	contr	ibuti	on hi	story	.
92	9	11	Each contri	bution is i	temized by	date, amoun	t and event	. Option 0	returns me	to the prio	r menu.
93	9	11	I want to a	dd their et	hnicity, wh	ich I just	defined as	a character	field, so	I'll use op	tion A.
94	9	15	There is now a	field called "e	thnicity", not	some cryptic co	mputer term.  I	f we had define	d more characte	r fields, they'	d appear here.
95	9	12	I also want	to enter the	ir district,	which we de	fined earlie	r as a numer	ic field.  S	o I'll selec	t option B.
96	9	3	The	y a	re	in	dis	tri	ct	11.
97	9	14	There are many	more options,	but we don't	have time to e	xplore them al	l, so we'll ch	oose option 0	to save them a	s is.
98	9	6	Is the	re any	one in	our d	atabas	e name	d Mari	a Hano	ver?
99	9	10	If we try	to look so	meone up w	ho's not t	here, we'r	e given th	e option o	f adding t	hem.
100	9	3	Add	ho	me	inf	orm	ati	on.
101	9	3	Sel	ect	th	e p	rop	er	gen	der	.
102	9	7	Leave t	he sugg	ested s	alutati	ons and	mailin	g names	as is.
103	9	8	Option A	-Charact	er user-	defined	fields w	ill let	us enter	her eth	nicity.
104	9	2	Sh	e'	s	Hi	sp	an	ic	.
105	9	5	We wo	n't e	nter	any m	ore i	nform	ation	.
106	9	14	We could add,	change or view	more people b	ut we won't. W	e'll leave the	data entry fi	elds blank to	return to the	main menu.
107	9	28	Option 6 is very useful if y	ou get a list of people that	all share a common characte	ristic, such as membership i	n a group.  This option lets	you quickly mark each perso	n with the adjective without	having to edit each one to	the adjective level.
108	9	7	Let's a	ssume w	e just	got a l	ist of	the loc	al PTA	members	.
109	9	10	Since this	is the fi	rst time w	e've used	this adjec	tive, we'l	l add it t	o our dict	ionary.
110	9	1
111	9	2	En	te	r	th	e	na	me	.
112	9	3	Yes	, t	his	is	th	e p	ers	on.
113	9	16	The adjective is	automatically a	dded.  We also h	ave the option o	f making other c	hanges to the in	formation about	these people, bu	t we won't.
114	9	6	Now fo	r the	next p	erson	on the	PTA m	embers	hip li	st.
115	9	13	She's not in	our database,	but we can a	dd her as we	go along.  We	don't need a	separate pas	s to add new	people.
116	9	4	Ente	r ho	me a	ddre	ss i	nfor	mati	on.
117	9	8	We'll mi	stakenly	enter t	he gende	r as fem	ale, ins	tead of	a couple	.
118	9	3	Lea	ve	the	se	as	is.
119	9	5	Optio	n B l	ets u	s ent	er he	r dis	trict	.
120	9	3	She	's	in	dis	tri	ct	4.
121	9	3	Let	's	cor	rec	t t	he	gen	der	.
122	9	3	The	y a	re	a c	oup	le.
123	9	2	Sa	ve	t	he	m	as	i	s.
124	9	1
125	9	39	When we're finished with the PTA list,	we'll leave all the entry fields blank.	THIS ENDS THE DATA ENTRY DEMONSTRATIO	N.  YOU CAN EITHER QUIT THE PROGRAM FRO	M THE NEXT MENU OR CONTINUE EXPLORING T	HE FUND-RAISER'S ASSISTANT.  IF YOU HAV	EN'T WORKED THROUGH THE REPORTS DEMONST	RATION, THAT WOULD BE A GOOD PLACE TO C	ONTINUE. THANKS FOR YOUR INTEREST.